あなたの「仕事の体内時計」は大丈夫?体内時計の精度を高めて、作業を爆速化する方法

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先日、「コツは「時間への意識」と「家事・育児の最適化」、本業・副業・育児を両立させるには」という記事を書かせていただきましたが、その中で、時間に対してシビアになることが大事であると書きました。今回はそこをもう少し詳しく書いていきます。要するに仕事を爆速で終わらせて早くおうちに帰ろう!という主旨です(笑)

 

仕事とは時間との戦い

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会社勤めの方は定時が決まっていますよね。大体18時とか19時とか。朝出社して定時までの法定労働時間である8時間の間にどれだけ質の高い仕事ができるかが最も重要です。もちろん繁閑に応じて残業も発生すると思いますが、大前提として定められた労働時間内にきっちり成果を上げることが求められます。 

ダラダラ残業するくらいなら家に帰る

ぼくは部下にもそう指導しています。遅くまで残業していると頭も働かなくなって良いアイデアも出ない、集中力も持続しない、翌日に疲れも残るしで全くいいことがありません。

デザイナーという仕事は締切時間に追われることが多いです。「○時までに印刷所に入稿しないと掲載予定日に間に合わない!」みたいな、時間に遅れる=ヤッバイことになります。

新人時代は「間に合わないぞ!」って怒られてめっちゃ胃が痛くなったりしていたのですが、試行錯誤の結果、効率的に仕事ができるようになり、今では緊急事態の場合を除き、ほぼ自分が描いたスケジュールで仕事を進めることができるようになりました。

 

副業をするなら時間にシビアになることが必須

副業をする上でも時間の有効活用が必須となってきます。副業でも趣味でも同じですが、本業以外に何かをしようとしたら、「本業を早く終わらせる」という選択は最も有効な手段です。徹底的に無駄を排除して始業から定時までの間にパフォーマンスの高い仕事を実現する。そのためには、”時間シビアになる”が必要があります。

 

資料を作るのに必要な所要時間は?

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仕事で使う資料を例にとってみます。

一つの資料を作成する時にかかる所要時間はどれくらいでしょうか?初めて作るもの、作り慣れたもの、図解を多用したボリューム感のあるもの・・・など条件は様々ですが、作る前に「この資料なら○○分でできるな」というように時間を読むことができますか?

いざ作り始めると「意外と時間がかかってしまった」なんていう経験をしたことがある方がほとんどではないかと思います。このズレこそが定時までに仕事が片付かない原因です。

前倒しできればベストですが、予想よりも時間がかかってしまうと、その後の仕事が全て後ろにズレてしまいます。意外と仕事のスピードばかりがフォーカスされがちですが、【仕事が遅い】以上に【予定がズレる】方がよっぽど重大です。

 

カギは「体内時計」

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ぼくは上記のような 「この資料なら○○分でできるな」という予測を「体内時計」と表現しています。1時間でできると思っていた作業が、1時間30分かかかってしまう場合には体内時計がズレています。

  1. 一日の始めに今日のやる仕事をリストアップする
  2. それぞれの作業に取りかかる時間を予測する
  3. 優先順位が高い順に進めて行く

定時までに仕事を終わらせるには「正確に時間を読む力=体内時計」が重要であることは間違いありません。

常態的に残業が多い人は、体内時計がズレている場合がかなりの割合を占めます。

 

時間が読めないとフォローさえ受けられない

この体内時計は部下を育成する上でも非常に重要。例えば「資料作成をお願いしたいんだけど、どれくらいでできる?」という依頼に対して「2時間でできます」と答えて、2時間後に「あと30分かかります」と言われたらすごく困りますよね。

上司は2時間後に仕上がるつもりでその後のスケジュールを組んでいます。まずなんとか間に合わせようとしますが、遅れそうであれば「あとどれくらいかかるのか」という読みも必要になってきます。事前に間に合わない事が分かっていれば、ヘルプを頼んだり、後ろの予定をずらしてもらったりという対策もできます。

「大体ざっくりこれぐらい」という読みでは甘過ぎます。

自分は部下には常々時間を読む力をつけるようにと指導するようにしています。この時に「仕事の手が遅いこと」と混同しない様に気をつけたいですね。これは全く別ものです。

スピードは慣れや経験によって伸ばすことができます。一方、体内時計は感覚による部分が大きく、普段から意識して行動していなければ身につけることができません。

 

体内時計のズレを修正するには?

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ではどうすれば正確な体内時計を手に入れる事ができるのか。めちゃくちゃアナログですが、一番効果があるのはシンプルにストップウォッチで計ることです。

やり方は至って簡単です。仕事に取りかかる前に、完成する前の時間を予測してストップウォッチで計測するだけ。ぜひ試して欲しいのですが、最初のうちはびっくりするぐらいズレます。

  • 文字を1000文字打つのにかかる時間
  • 資料に使うサンプル画像をネットから10枚探す時間
  • 写真一枚あたりの編集にかかる時間

一つの仕事の中にはたくさんのタスクがあると思いますが、それぞれの【予測】と【結果】を計測していくことで次第に自分がこの作業にどれくらいかかるのかが明確になってきます。

慣れてくると1つの仕事の概要を見ただけで、細かいタスクに切り分ける→それぞれの所要時間を算出→全体の所要時間の把握という事ができるようになってきます。

この感覚を手に入れるまでは結構な時間がかかりますが、普段の仕事の中で行えるので是非取り入れてみてください。効果は抜群です。

余談ですが、ぼくは新人の時、社内でストップウォッチを首からぶら下げてあらゆる仕事の所要時間を計ってメモしていました(笑)端から見れば変なヤツだと思いますが、”感覚のズレを可視化する”というのが大事です。

数字として目に見えるので「このやり方は時間がかかる」とか「この作業は苦手(得意)」というのが目に見える形で分かってくる。こうして体内時計を養うことで“なんとなくでやる仕事”を劇的に減らす事ができます。

 

時間=コストという意識

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正確な体内時計を手に入れたら次は時間短縮です。冒頭に書いた通り、定時までにキッチリ仕事を終わらせることが目的です。

なぜなら『時間=コスト』だからです。定時までに仕事が終えれたら、趣味に時間を使えたり、家族団らんの時間を過ごしたり、副業に挑戦することもできます。定時までに決められた仕事をこなし、退社後は自分の時間に使う。残業を減らすことで自分にとってはもちろん、会社にとっても好影響を及ぼします。

 

残業にかかるコストとは

従業員側からすればあまり気にならないかもしれませんが、夜遅くまで残業することで会社にもコストが発生します。オフィスの電気や冷暖房費などの光熱費です。もちろん社員への残業代もコストです。

Aさん:定時までに仕事を終わらせて残業代、夜間の光熱費が低い社員

Bさん:時間に対するコスト意識が低く、ダラダラ遅くまで残業する社員

比べるまでもないと思いますが、会社にとってはどちらの方が有能な社員でしょうか。

Aさんの働き方を実現するには高い目的意識が必要になってきますがその結果、早く帰れる→自分の時間が増える→副業に充てる時間の確保というサイクルを生み出すことができます。

これが『時間にシビアになる』ということです。

残業代や光熱費など、自分にかかるコストを削減することは【自分の時間を増やすこと】に直結しています。

会社からの残業代をアテに働くか、その後の時間を使って副業で稼ぐか。どちらが自分にとってプラスとなるでしょう。

 

正確なスケジュールを組めなければ時間短縮はできない

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正確な体内時計が無ければ精度の高いスケジュールを立てることはできませんし、結果的にずれ込んだ予定を残業で補填しなければならなくなります。なるべく無駄な時間を過ごしてしまわないように日頃から時間短縮、時間の有効活用については意識しておきたいですね。

こうした毎日の積み重ねが、クライアントや会社からの信頼に繋がると同時に、自分の時間の確保にも繋がって行きます。

スケジュールを立てるのが苦手な方は、体内時計のズレを疑ってみてください。時間の使い方がぐっと上手くなると思いますよ!

 

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【執筆者】
OMG

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「いい仕事をしてさっさと帰る」がモットーのグラフィックデザイナー。"むずかしい事のハードルを下げる"をテーマにブログを書いています。


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