【税理士解説】クラウド会計ソフトとは?フリーランスが活用するメリットを紹介

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前回は、事業を始めたときに提出を検討する『開業届』について紹介しました。この開業届を提出し、実際に事業を始めていくと、独立したてのフリーランサーの方は、日々忙しく、あっという間に年末になってしまいます。

そして、年末年始のお休みが終わると「そろそろ確定申告の準備をしなければ」とハッとする人も多いようです。

そんな時期に、本屋やテレビなどで目にする機会が増える『会計ソフト』について、今回は触れたいと思います。

会計ソフトを使用するメリットは?

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そもそも会計ソフトとは何でしょうか。日々のお仕事の中で経理や財務などに触れてこなかったフリーランサーの方には、耳慣れない言葉かもしれません。

会計ソフトとは、日々発生する取引を入力することで、今現在、どれくらい黒字なのか(または赤字なのか)を記録してくれるソフトです。後ほど、主にどんな会計ソフトがあるのか触れたいと思います。

フリーランサーの方が、事業を始めた場合、毎年、必ず自分で確定申告をしなければなりません。

取引先も多岐に渡り、売上が多い月もあれば少ない月もあります。そして、事業が波に乗れば、人脈や交友関係も徐々に増加していきます。そうすると、懇親会費やタクシー代、贈答品代など、様々な経費が発生し請求書や領収書が溜まり始めていきます。

自分の仕事が忙しい中で、確定申告直前に山となった請求書や領収書を、電卓を使って一気に集計しようとしても、相当、骨が折れるはずです。 

それならば、会計ソフトを使って、効率的に作業してみてはどうでしょうか。

会計ソフトを使えば、入力した取引が自動的に集計されます。そのため、1年分の取引を全て入力すれば、会計ソフトで集計した金額をそのまま確定申告で使用することができます。さらに、何月は儲かって何月は経費が多かったとか、前年同月比で売上がどれほど伸びているかなど、後から数字を分析することもできるため、来年以降の事業活動の参考資料・分析資料としても活用できます。

そして、何と言っても、会計ソフトを利用すれば、納める税金を抑えることもできます。これは青色申告特別控除という制度を使って、65万円分を儲けから控除できるようになるためです(通称、65万控除といいます)。この65万控除を活用するためには、一定の条件があり、その1つに確定申告時に、1年間でどれくらい儲かったかを示す損益計算書だけでなく、事業活動に伴う資産や負債がどれほどあるかを示す貸借対照表も税務署に提出しなければなりません。

この貸借対照表を作成し65万控除を活用すると、税金の支払を、およそ10万円~20万円ほど抑えることができます。

なお、貸借対照表とは、下記のようなものです。

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エクセルで日々の売上や経費の管理をしているフリーランサーの方にとっては「エクセルでも会計ソフトと同じように集計できるから、貸借対照表も作成できるのではないか?」と疑問に感じた方もいると思います。 

しかし、エクセルの場合、この一年間でどれだけ黒字になったか(または赤字になったか)は集計できますが、黒字(または赤字)の影響により、どれほど資産や負債が増減し、その結果、決算日(個人事業主の場合は12月31日)にいくら残っているのかを、エクセルのみで把握しようとすると、相当、ハードルが高くなります。

そのため、65万控除を活用する場合は、会計ソフトを導入することをお勧めします。

これまで財務や経理に触れてこなかったフリーランサーの方にとっては、最初は操作方法が分からず、四苦八苦してしまいますが、数ヶ月経てば、操作方法も覚え、入力する取引もルーチン化されてくるはずです。そして、操作方法が分からなくなっても、会計ソフトメーカーによる電話やチャットでのサポートも充実しているため万が一の時も安心です。

会計ソフトはこんな人にオススメ!

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とは言っても、誰しもが必ず会計ソフトを使わないと確定申告ができないわけではありません。紙やエクセルを使って確定申告をされている方は、実際、たくさんいます。

しかし、例えば、下記のような方々は会計ソフトを使うことを検討する余地があると思いますので、参考にして下さい。

取引の種類が多い方

おそらく売上の集計は、それほど量がなく、単に売上として計上するだけで済むので比較的楽に処理できますが、問題は経費です。経費はできるだけ多く計上したほうが税金を抑えることができます。そう考えると、例えば、交通費や書籍代・交際費、家賃や消耗品の購入など種類は多岐に渡り、金額も数百円から数万円と幅が広いことが想定されます。

そんな中、前と同じような領収書が出てきたがどのように処理したか思い出せないときは、会計ソフトを使えば、過去の取引を参考にし「このお店はこの前行ったな。交際費として処理しているから今回もそのように処理しよう」と簡単に処理できると思います。

消費税を納税する必要がある方

年間の売上が1,000万円を超える個人事業主は、所得税のほかに、消費税も納税する義務があります。フリーランスで大口の単発契約をいくつか受注した場合、1,000万円を超える年も出てくるのではないでしょうか。

いざ、いくら消費税を納めたらいいのか計算しようとした時に、エクセルで消費税を集計するのは大変ですが、会計ソフトを上手に使うことで、効率的に集計することが出来ます。

今後も長年にわたり事業をする意思がある方

先ほども少し触れましたが、時間が経てば会計ソフトの操作に慣れます。最初はどうしても苦労しますが、その後はぐっと作業負担は軽くなると思います。

そして、会計ソフトを使えば、数字は自動集計されるため、数字のケアレスミスも無くなり、翌年以降、過去の業績としてデータを振り返り、業務改善に繋げていくことができます。

そのため、今後もフリーランサーとして1人で活躍していく意思がある方は早めに会計ソフトを導入したほうが得策かもしれません。

紙を管理することが面倒な方

やはり紙だと保管に困ります。数年経つとどこに保管したか分からなくなり、そもそも紙自体を紛失してしまっては後から見返すことができなくなります。しかし、会計ソフトにデータで残しておけば紛失するリスクも無く、いつでも過去のデータを見返すことができます。

フリーランスの人にオススメな会計ソフト

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昨今の会計ソフトは、大きく分けて、インストール型とクラウド型に分かれます。

インストール型は、CD-ROMをパソコンに入れてインストールすることで、会計ソフトが使用できるようになります。インストール型で最も有名な会計ソフトの1つは、弥生会計でしょう。確定申告をしたことがない人も一度は聞いたことがあるのではないでしょうか。このインストール型のポイントとしては、主に下記が考えられます。

▼インストール型のポイント
  1. メジャーな会計ソフトは、利用者数が多いため、会計ソフトメーカーによる電話やチャットでのサポート体制が万全
  2. ソフトをインストールするため、会計ソフト利用時の処理速度が、クラウド型に比べ、速い
  3. 個人データを自分のパソコンに保存するため、クラウド上で個人データを管理することに抵抗感を持つ方には安心

これに対し、近年、インターネットやAIの技術革新により、クラウド上(ネットワーク上)で会計データを管理し作業できるクラウド型が注目されるようになりました。最近はfreee(フリー)やMFクラウド会計が有名です。このクラウド型のポイントとしては、主に下記が考えられます。

▼クラウド型のポイント
  1. AIにより、通帳やクレジットカードの履歴を基に、取引を自動入力
  2. インターネット環境さえあれば、データはクラウド上に存在するため、いつでもどこでも事務作業ができる
  3. 高度な会計知識を必要としない直感的な操作が可能

これを読むと、会計の知識がそれほど無くとも、クラウド型の会計ソフトがあれば、簡単に確定申告ができ手間もかからず便利だなと感じると思います。しかし、100%正しく処理してくれるかといいますと、今現在の技術では、そうではありません。

例えば、取引先と今話題のレストランへ行きクレジットカードで支払ったとします。この時、クラウド上、初めてそのお店の名前が出てくるため、AIは、①レストランと認識し交際費と処理するか、②ホテルと認識し宿泊費と処理するか、③カフェと認識し会議費として処理するか、判断が付かないため、自分が手作業で処理したり修正したりする場面も最低限出てきます。

長期間に渡り事業を続けるなら前向きに会計ソフトの導入を検討

会計ソフトを導入した当初はどうしても苦労しますが、活用することで様々なメリットもあります。特に、会計ソフトを使えば簡単に貸借対照表を作成できます。この貸借対照表を確定申告の時に添付すれば65万控除の恩恵を受けることができ、納める税金も抑えることができます。

【執筆者】
長野 拓矢(ながの たくや)


2011年国内大手税理士法人に入社。前職では、コンサルティング事業部に在籍し、主に、企業オーナーの事業承継対策や地主の相続対策といった提案型の業務に従事。現状を詳細に分析した上で、クライアントのニーズを汲み取り、クライアント1人1人に寄り添った提案を行うことを心掛けている。法人の顧問業務や個人の相続税申告業務においても、他士業と連携し、スピーディーな業務提供を行っている。


▶所属している税理士法人:
税理士法人 アイユーコンサルティング